ICS 03.080.99 A 16 西 DB54 藏 自 治 区 地 方 标 准 DB 54/T 0225—2020 儿童福利机构档案管理规范 2020 - 07 - 21 发布 西藏自治区市场监督管理局 2020 - 08 - 19 实施 发 布 DB54/T 0225—2020 目  次 前言..................................................................................................................................................................... II 1 范围................................................................................................................................................................... 1 2 规范性引用文件............................................................................................................................................... 1 3 术语和定义....................................................................................................................................................... 1 4 基本要求........................................................................................................................................................... 1 5 档案分类........................................................................................................................................................... 2 6 档案管理........................................................................................................................................................... 2 附 录 A （资料性附录） 档案归档登记记录............................................................................................ 7 附 录 B （资料性附录） 档案借阅登记记录............................................................................................ 8 参考文献............................................................................................................................................................... 9 I DB54/T 0225—2020 前  言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由西藏自治区民政厅提出并归口。 本标准起草单位：西藏自治区民政厅、拉萨市民政局、山南市民政局、中国标准化研究院、西藏自 治区标准化研究所。 本标准主要起草人：魏利伟、苏萌、王金安、徐增英、旦增曲珍、次仁央宗、普布卓玛、刘贺、李 文武、张莺、张剑、李坤威、石维彬、扎西央宗、贡桑卓玛。 II DB54/T 0225—2020 儿童福利机构档案管理规范 1 范围 本标准规定了儿童福利机构档案管理的基本要求，以及档案的分类、收集、整理、立卷、归档、保 管、鉴定、销毁和利用等管理要求。 本标准适用于儿童福利机构的档案管理。 2 术语和定义 2.1 档案 archives 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 [DA/T 1-2000，定义2.1] 2.2 档案管理 archives management 档案的收集、整理、保管、借阅和提供利用等活动。 3 基本要求 3.1 儿童福利机构应按照国家有关政策要求建立档案的管理制度、审批授权制度、监督检查制度、人 员管理培训制度等，具体要求如下： a) 明确工作流程，编制技术操作手册和管理要求等； b) 明确审批授权的范围、权限内容、方式和程序等； c) 明确监督检查的内容、方式、频率和责任人等； d) 明确人员岗位职责和要求，以及人员培训的内容、方式、对象和频率等。 3.2 儿童福利机构应对本机构形成的业务材料做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统 计、利用和移交等工作，档案应真实、完整、安全和有效。 3.3 档案应由机构集中保存。 3.4 儿童福利机构应对档案中记载的信息负有保密责任。 3.5 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时应 以纸质档案记载信息为准。 3.6 儿童福利机构应设置档案室和配备档案管理人员。 3.7 儿童福利机构应对所有档案进行分类管理，且每份档案应有唯一的档案号，即唯一的编码。 3.8 档案管理人员应遵守保密守则和保密纪律，无关人员不应随意浏览档案柜或翻阅档案资料，不应 在私人通信、电话、公共场所或与无关人员谈论工作中透露档案内容和档案机密，不携带任何档案外出。 绝密档案应存入保险柜，借出或归还的档案应仔细清点登记，不应擅自提供或复制保密档案。 1 DB54/T 0225—2020 3.9 档案应进行定期或不定期检查，注意查看永久保存的档案，发现破损、字迹模糊应及时加以修补 和复制。 3.10 档案记录应满足如下要求： a) 记录应及时、准确、完整，内容简明扼要、实用，医用、安全等专用术语应准确。 b) 字迹清楚、端正。出现错字时，应当用双线划在错字上，保留原记录清楚、可辨，并注明修改 时间，修改人签名。不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。 c) 眉栏、页码填写完整，记录者签全名。 d) 宜使用钢笔、签字笔，颜色为蓝黑色或黑色。 4 档案分类 4.1 档案按类别分为： a) 儿童档案：入院档案、健康档案、成长档案、离院档案； b) 文书档案：行政管理档案、服务档案、党务档案； c) 科技档案：工程建设档案、设施设备档案； d) 人事档案：入职档案、培训档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。 e) 会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。 f) 声像实物档案：指照片、磁性载体、电子文件、电子邮件及实物等。 4.2 档案按材质分为纸制档案和电子档案。 4.3 档案保管期限按时间分为永久、长期、中期和短期，具体保管时限如下： ——永久保管； ——长期保管：30 年； ——中期保管：10 年； ——短期保管：5 年。 5 档案管理 5.1 收集 5.1.1 范围 档案材料收集范围见表1。 表1 序 号 档案分类 档案材料收集范围 收集范围 保管期限 归档 时间 ——公安部门出具的捡拾证明、弃婴（儿）证明； ——接收弃婴入院登记表（3 岁以下按脚印、3 岁按以上手印等 入院档案 1 存档）入院照片； ——基本情况登记表（包括家属信息）； 儿童档案 ——身份证和户口本复印件，儿童亲属身份证和户口本复印件。 健康档案 第二年 永久 第一季 度完成 ——入院时体格检查记录（含救治记录），入院后的观察记录； ——心理测试报告单、门诊病历（包含病史，既往史，过敏史）； 2 DB54/T 0225—2020 ——婴幼儿生长发育体检表（包括每年常规体检）、出院小结（含 手术内容）、主要的辅助检查，（附检查报告如心脏彩超，核磁， 智力测试等）； ——每年的体检报告、预防接种记录（原件或复印件）； ——康复和治疗记录、指导方案、评估报告等。 ——幼儿园、小学、初中、高中、大学或职业教育的基本信息表、 成长档案 入学通知书、毕业证、每学期成绩单和在校期间各种获奖证明； ——特长和就业等培训记录； ——儿童在院期间形成的具有一定保存价值的其他各种材料。 ——离院申请书； 离院档案 ——成年孤儿参加工作安置通知单； ——家属认领证明和亲子鉴定证明（认领孤儿）等。 行政管理 外来文件、内部文件、法律法规、产权产籍、资质、合同协议、 档案 质量管理体系文件、标准化建设文件等。 中期 第二年 为儿童提供服务或相关支撑保障过程中所形成的材料，例如清洁 2 文书档案 服务档案 卫生服务记录、膳食服务记录、能源统计记录和消防巡视演练记 第一季 短期 度完成 录等。 3 科技档案 党务档案 党务工作中形成的文件材料。 工程建设 工程申请、设计、施工、验收等过程中形成的基础性的文件材料。 档案 设施设备 说明书，采购、安装、调试和验收过程中的技术性与凭证性文件 档案 材料，运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。 中期 验收完 长期 成后即 时登记 归档 个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、 入职档案 计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息，劳 动合同、劳务合同、保密协议、补充协议等实习协议等。 4 人事档案 培训档案 入职培训试卷、培训总结或结业证、培训登记表、培训申请表。 职位档案 职务任命书、职务变动申请表、职位职务变更记录表。 薪酬考核 试用期考核、年度考核、调薪申请。 永久 三个月 内 档案 其他档案 个人党团相关资料、各类奖励和处罚记录，离职申请、离职交接 表、离职证明存根、