ICS 65.020.20 B 60/79 DB37 山 东 省 地 方 标 准 DB37/T 3981.1—2020 古树名木管理规范 第 1 部分：档案管理 Technical regulation for ancient and notable tree’ management —Part1:Archives management 2020 - 06 - 08 发布 山东省市场监督管理局 2020 - 07 - 08 实施 发 布 DB37/T 3981.1—2020 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准由山东省林业厅提出并组织实施。 本标准由山东省林业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：山东农业大学、泰安市泰山风景名胜区管理委员会、莱芜市林业局、威海市园林 处、烟台市园林处。 本标准主要起草人：王华田、孟宪鹏、孔令刚、王巧、王延平、梁中贵、于文胜、陈玉、曹桂萍、 耿兆杰、徐力、王栋。 I DB37/T 3981.1—2020 古树名木管理规范 第 1 部分：档案管理 1 范围 本标准对山东省古树名木档案是管理要求、信息采集、建档与整理、归档、保管、利用、备份、统 计等方面进行了规范。 本标准适用于山东省古树名木档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 27654 木材防腐剂 GB 50057 建筑物防雷设计规范 GB/T 51168 城市古树名木养护和复壮工程技术规范 LY/T 1664 古树名木代码与条码 LY/T 2011 林业主要有害生物调查总则 LY/T 2494 古树名木复壮技术规程 LY/T 2737 古树名木鉴定规范 LY/T 2970 古树名木生长环境监测技术规程 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 古树名木档案 ancient and notable tree’ archives 古树名木资源的保护利用过程中所建立和保存的各类纸质和数码数据和图片资料。 4 要求 4.1 档案的管理部门为各级林业行政主管部门，以县级林业主管部门为主。 4.2 古树名木档案信息应确保真实性、完整性、科学性。 4.3 古树名木档案分为纸质档案和电子档案两种形式： a) 纸质档案包括现场调查记录表、信息采集原始记录表、室内试验数据记录表； b) 电子档案是对纸质档案的补充，包括照片、视频和音频等。 4.4 档案要归类管理，严格按照行政区域、树种、保护级别进行分类管理。 4.5 计算机、软件、存储等电子档案管理工具需要确保安全性，无病毒。电子档案管理软件和使用说 明书需要一并归档 1 DB37/T 3981.1—2020 4.6 电子档案的利用应该严格管理，查询相关古树名木信息时需要做好相关档案查询登记。 4.7 档案需要进行编号和编目，其中古树名木卷宗编号按照 LY/T 1664 中的古树名木编号执行。 5 信息类别 5.1 基本信息 5.1.1 命名 包括科名、属名、种名、树龄（真实树龄、估测树龄、传说树龄）、誉名。 5.1.2 地理位置 古树所在的具体地域名称以及经纬度。经纬度记录格式和精度标注格式为：E***°**′**″；N**° **′**″。 5.1.3 形态特征 树高、胸径（或地径）、冠幅（东西×南北）、冠高、枝下高等。 5.1.4 历史文化 古树名木承载的历史变迁、故事、传说和文化信息等内容。 5.2 环境 5.2.1 地理环境 地理环境信息应包括以下几个方面： a) 地貌：分为平原、丘陵、低山、低山、高山； b) 坡向：分为阳坡、半阴半阳坡、阴坡三级，或分为阳坡、半阳坡、半阴坡、阴坡四级； c) 坡位：分为上坡、中坡、下坡、山脊、谷底五类； d) 海拔高度。 5.2.2 立地环境 5.2.2.1 土壤 土壤信息应包括以下几个方面： a) 类别：棕壤、褐土、潮土、黄潮土、盐渍土； b) 土层厚度； c) 土壤侵蚀程度； d) 土壤 pH 值； e) 土壤紧实度； f) 土壤含水量和孔隙度； g) 土壤养分含量； h) 土壤侵填体（树盘范围内根际土壤剖面侵填体种类和数量）。 5.2.2.2 一般气象因子 风速、风向、气温、空气湿度、太阳辐射强度、降雨量等。 2 DB37/T 3981.1—2020 5.2.2.3 极端灾害性气象因子 绝对低温、绝对高温、干旱、雷电、大风、冻雨、暴雪、晚霜、林火等。 5.2.3 植被群落特征 植被群落特征信息应包括以下几个方面： a) 古树名木周围一定范围内的植物种类、高度、盖度或郁闭度； b) 对古树名木产生直接或间接影响的乔木或大型灌木。 5.2.4 人为干扰 人为干扰信息应包括以下几个方面： a) 游人数量及行为：影响古树名木生长的游人数量和主要行为； b) 人为危害：古树名木周围建筑物及堆积物的距离、种类和高度；直接或间接影响古树名木健康 的生产和生活及其他活动的内容及频率；古树名木上的乱扯乱挂行为及危害程度。 5.3 监测信息 5.3.1 生长发育状况 古树名木生长发育信息应包括以下几个方面： a) 物候：古树名木发芽、展叶、抽梢、开花坐果、果实成熟、落叶休眠各物候出现的日期； b) 发芽抽枝率及枝梢连年生长量：调查记录树冠外围中上部枝梢顶芽的萌发率、抽枝率和当年新 梢生长量； c) 叶片：以同树种健壮树木为参比，调查测定当年新梢叶片数量、叶片长度、宽度、厚度、叶片 颜色（或色泽）； d) 开花结果情况：调查记录古树名木开花结果数量，评估开花结果对树体健康的影响。 5.3.2 树木生理特性 利用专业仪器监测细根活力、光合和蒸腾速率、叶片叶绿素含量和矿质元素含量、内源激素含量等。 5.3.3 损伤 古树名木损伤信息应包括以下几个方面： a) 实际观测记录主干和主枝劈裂折断情况； b) 树梢、主枝、大枝、小枝枯死数量及比例； c) 树皮破损坏死程度、树洞数量及规格、根系裸露及腐烂枯死情况等。 5.3.4 病虫害 分别调查记录叶片、枝干和根系的病虫害种类、发生季节、危害特征和危害程度。 5.4 养护管理历史信息 古树名木养护管理历史信息应包括以下几个方面： a) 调查访问记录既往及现行历次古树名木的保护复壮措施、实施时间和实施效果； b) 记录历次专家对濒危古树名木抢救保护的会诊意见。 5.5 影像信息 3 DB37/T 3981.1—2020 古树名木影像信息应包括以下几个方面： a) 类别：电子照片和冲印照片、视频、必要的手工绘制图片； b) 位置或部位：生境、整株、树干、树冠、叶片、枝条、花果、损伤或异常部位等； c) 要求：拍摄或绘制部位应具备典型特征。 5.6 其它信息 其它信息应包括以下几个方面： a) 采集档案信息时，应填写信息采集人和采集时间； b) 采集的各类信息要符合专业技术要求，并按照 GB 50057、GB/T 27654、GB/T 51168、LY/T 2494、 LY/T 2737、LY/T 2011、LY/T 1664、LY/T 2970 执行。 6 鉴定和整理 6.1 鉴定 6.1.1 鉴定内容 鉴定内容包括以下两个方面： a) 对收集的资料、调查材料，采集的图像、影像进行真实性、完整性、有效性进行鉴定； b) 对不符合要求的档案，应返回补充完善。 6.1.2 鉴定人员 3名以上专业技术人员。 6.2 整理 对通过鉴定的档案材料进行条理化、表格化、规范化整理，然后分类装订或处理。 6.3 编号 6.3.1 程序 按照以下程序对古树名木档案进行编号： a) 按照古树名木编号建立单株档案卷宗； b) 对各类档案材料进行分类编号； c) 对每份档案按照时间采集时间和类别编号进行档案编号。 6.3.2 示例 如2016年10月21日对泰山五大夫松进行专家会诊： a) 卷宗编号：D0110； b) 档案类别编号：专家会诊； c) 档案编号：2016-05-25-专家会诊。 6.3.3 标签 对鉴定、整理和编号档案制作标签，附在档案上。标签格式及内容见附录A（表A.1）。 4 DB37/T 3981.1—2020 7 归档 7.1 范围 凡古树名木调查过程中所有的表格、数据或其他具有保存价值的资料，如纸质材料、影（音）像资 料、电子文件等，经鉴定符合要求的，均需归档。 7.2 手续 古树名木档案管理人员按照档案卷宗编号和档案编号，对各类档案随时归类入档。 8 保管 8.1 环境要求 档案保管环境应满足以下条件： a) 古树名木档案管理部门根据档案的数量，设置一定数量的档案柜、箱用于保存纸质档案材料， 配备一定数量的电脑和硬盘保存电子档案； b) 档案柜应具有防潮、防鼠、防尘、防光等功能；存储电子档案的硬盘、计算机及其他存储设备 应当远离磁场。 8.2 保存时间 所有档案均需长期保存，电子档案至少5年复制更新一次。 8.3 检查 古树名木档案管理部门应每间隔半年对各类档案材料管理情况进行检查。检查内容包括： a) 纸质档案发现破损和失真时，应会同档案信息采集人员进行修补和复原； b) 电子档案发现可读性、安全性异常，应聘请专业人员进行维护和复原。 9 利用 9.1 查询 查询档案应符合以下手续： a) 查询各类档案须经管理部门负责人审核授权； b) 管理人员负责提供各类查询档案。 9.2 借阅、复制、拷贝 档案借阅、复制、拷贝应符合以下要求： a) 借阅、复制、拷贝各类档案经管理部门负责人审核授权； b) 档案管理人员负责提供各类借阅、复制、拷贝档案；下载、拷贝、打印电子档案由档案管理人 员负责操作，并使用档案管理部门提供的存贮工具。 9.3 登记 档案查询、借阅、复制、拷贝需填写登记表，表格参照附录A中表A.2。 5 DB37/T 3981.1—2020 10 备份 档案备份应符合以下要求： a) 纸质档案的备份需要对原件进行复印，并在首页标注正本和副本字样，备份档案应在不同地点 保存，原件应该密封保存； b) 电子档案备份时，备份的档案应有明显标识，以区别于原始档案，备份档案应保存在另外计算 机或存储器内； c) 填写古树名木档案备份记录。 11 统计 古树名木档案管理部门应做好档案的收进、移出、保管数量以及各类档案材料的利用情况。准确编 制档案工作统计表，及时上报有关部门。 6 DB37/T 3981.1—2020 AA 附 录 A （规范性附录） 古树名木档案标签 古树名木档案标签见图A.1。 档案卷宗号 （古树名木编号） 档案类别 档案编号 档案鉴定人 档案鉴定时间 档案整理人 档案整理时间 归档时间 图A.1 古树名木档案标签 档案查