ICS 01.140.20 A 14 DB21 辽 宁 省 地 方 标 准 DB21/T 3298—2020 特种设备技术档案管理规范 Specification for technical archives management of special equipment 2020 - 08 - 30 发布 辽宁省市场监督管理局 2020 - 09 - 30 实施 发 布 DB21/T 3298—2020 目 次 前言 ................................................................................ II 1 范围 ............................................................................... 1 2 规范性引用文件 ..................................................................... 1 3 术语和定义 ......................................................................... 1 4 基本要求 ........................................................................... 3 5 档案工作组织及职责任务 ............................................................. 3 6 纸质档案管理要求 ................................................................... 3 7 电子档案管理要求 ................................................................... 6 附录 A （资料性附录） 特种设备技术资料归档范围及建议保管期限 .......................... 9 附录 B （资料性附录） 档案工作相关样式 ............................................... 18 I DB21/T 3298—2020 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 给出的规则起草。 本标准由辽宁省市场监督管理局提出并归口。 本标准起草单位：辽宁省检验检测认证中心（辽宁省安全科学研究院） 。 本标准主要起草人：高诚、赵小兵、左一凡、刘阳、刘晨、张松、陈志鹏、潘佩哲、于学生、南国 腾、马林、韩喜庆、董德波、王亚东、刘鹏。 本标准实施后，任何单位和个人如有问题和意见建议，均可以通过来电和来函的方式进行反馈，我 们将及时答复并认真处理，根据实际情况依法进行评估及复审。 辽宁省市场监督管理局：沈阳市皇姑区崇山中路 55 号，024-31512632。 辽宁省检验检测认证中心（辽宁省安全科学研究院） ：沈阳市和平区文萃路 4-2 号，024-83912477。 II DB21/T 3298—2020 特种设备技术档案管理规范 1 范围 本标准规定了特种设备技术档案管理的基本要求、档案工作组织及职责任务、纸质档案管理要求及 电子档案管理要求。 本标准适用于从事特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、检测等一项或 多项活动的单位（以下称档案管理单位），对特种设备技术档案（以下简称档案）的管理，特种设备相 关法律法规另有规定的除外。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T GB/T GB/T DA/T DA/T DA/T DA/T DA/T DA/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 1 档案工作基本术语 6 档案装具 12 全宗卷规范 18 档案著录规则 25 档案修裱技术规范 47 版式电子文件长期保存格式需求 3 术语和定义 DA/T 1中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 档案管理 archives management 对国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有保存价值的材料进行收集、整理、保管、鉴 定、统计和利用等。 注：本标准所指的社会活动是指特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、检测等活动。 3.2 特种设备技术档案 technical archives of special equipment 特种设备技术档案是指特种设备的生产、使用、检验、检测等活动中所形成的图纸、照片、报表、 文字材料等，包括设计文件、制造资料、施工资料、检验检测资料、评审资料、特种设备安全与节能技 术档案、安全节能管理制度、操作规程和应急预案。 3.2.1 特种设备安全与节能技术档案 safety and energy saving technical archives of special equipment 1 DB21/T 3298—2020 特种设备安全技术档案包括： a） 使用登记证； b） 《特种设备使用登记表》 ； c） 特种设备设计、制造技术资料和文件，包括设计文件、产品质量合格证明（含合格证及其数据 表、质量证明书） 、安装及使用维护保养说明、监督检验证书、型式试验证书等； d） 特种设备安装、改造和修理方案、图样、材料质量证明书和施工质量证明文件、安装改造修理 监督检验报告、验收报告等技术资料； e） 特种设备定期自行检查记录（报告）和定期检验报告； f） 特种设备日常使用状况记录； g） 特种设备及其附属仪器仪表维护保养记录； h） 特种设备安全附件和安全保护装置校验、检修、更换记录和有关报告； i） 特种设备运行故障和事故记录及事故处理报告。 特种设备节能技术档案包括锅炉能效测试报告、高耗能特种设备节能改造技术资料等。 3.2.2 特种设备安全节能管理制度 equipment safety and energy saving management system of special 特种设备安全节能管理制度包括： a） 特种设备安全管理机构（需要设置时）和相关人员岗位职责； b） 特种设备经常性维护保养、定期自行检查和有关记录制度； c） 特种设备使用登记、定期检验、锅炉能效测试申请实施管理制度； d） 特种设备隐患排查治理制度； e） 特种设备安全管理人员与作业人员管理和培训制度； f） 特种设备采购、安装、改造、修理、报废等管理制度； g） 特种设备应急救援管理制度； h） 特种设备事故报告和处理制度； i） 高耗能特种设备技能管理制度。 3.2.3 操作规程 operating procedures 操作规程一般包括设备运行参数、操作程序和方法、维护保养要求、安全注意事项、巡回检查和异 常情况处置规定，以及相应记录等。 3.3 电子档案 electronic archives 电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络 上传输的文件。 3.4 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 3.5 案卷 files 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 3.6 卷内文件目录（以下简称卷内目录） inner-file item list 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 3.7 卷内备考表 file note 卷内文件状况的记录单。 2 DB21/T 3298—2020 3.8 案卷目录 file list 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 4 基本要求 4.1 档案管理单位应对本单位特种设备技术资料（以下简称技术资料）做好收集、整理、立卷、装盒、 归档、排架、保管、利用、统计、保护、移交、鉴定和销毁等工作，建立相应的管理制度。 4.2 档案管理工作应纳入档案管理单位质量保证体系，实行集中统一管理，任何部门和个人不得以任 何借口拒绝归档或者占为己有，业务上接受特种设备安全监督管理部门和档案管理部门的监督和指导。 4.3 为满足档案管理单位的特种设备相关活动在证据、责任和信息等方面的需要，档案应保证完整、 准确、系统、规范和安全。 4.4 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时， 宜以纸质档案记载信息为准。 4.5 档案管理单位应加强档案管理，配备档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。 4.6 档案管理单位应设置相对独立的档案管理区（档案库房），并采取防护设备和管理措施维护档案 实体的完整与安全。 4.7 档案管理单位应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的归档和管理工作。 5 档案工作组织及职责任务 5.1 工作组织 5.1.1 档案管理单位应明确档案工作的分管领导，设立或明确与特种设备生产、经营、使用、检验、 检测等过程管理相适应的档案管理机构，配备满足档案工作需要的档案管理人员，并应保持档案管理人 员的稳定。 5.1.2 档案管理人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的特种设备技术管理和相关工程技术专业 知识，经过档案管理培训。 5.1.3 特种设备生产、经营、使用、检验、检测等相关部门应配备专人或指定人员负责特种设备技术 资料管理工作。 5.2 职责任务 5.2.1 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和标准规范。根据特种设备技术生产管理实际，制定、 完善技术资料管理和档案管理的制度、规范、程序，并组织协调相关部门实施。 5.2.2 建立技术资料管理和归档考核机制，对技术资料的形成、积累和归档情况等进行考核。 5.2.3 将特种设备技术档案信息化纳入特种设备技术管理信息化生产，统筹规划，同步实施。 5.2.4 按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行档案管理登记，做好档案验收的准备和整改工 作。 5.2.5 结合本单位实际工作，制定特种设备档案分类方案，编写特种设备档案保管期限表（可参考附 录 A）。 6 纸质档案管理要求 6.1 收集 3 DB21/T 3298—2020 档案管理单位应按照制定的特种设备档案分类方案和保管期限，对特种设备技术资料进行收集，收 集内容应齐全、真实、准确。 6.2 整